Онлайн-календарь для записи клиентов: преимущества виджета

Дата публикации: 16/10/2023 14:35

Содержание:

Удобство онлайн-записи клиентов через систему RubiTime оценили уже более 500 компаний и специалистов, работающих частным образом. Среди множества функций, виджетов и модулей большинство из них отмечают удобство работы с онлайн-календарём.

Что такое онлайн-календарь (журнал записей) клиентов?

Календарная матрица – привычная многим форма отображения делового плана. Мы встречаемся с ней при использовании бумажного ежедневника или планнинга и их электронных аналогов (в т.ч. в виде мобильных приложений). Логично, что в приложениях класса CRM (Customer Relationship Management) модуль записи клиентов тоже может иметь форму календарной сетки.

Главными преимуществами онлайн-календаря записи клиентов является его автоматическое формирование при поступлении заявок через клиентский виджет, а также интерактивность – отдельные его блоки кликабельны и могут быть при необходимости отредактированы.

Какие задачи позволяет решить использование онлайн-календаря для записи клиентов?

Но, конечно, предпринимателей – как представителей традиционного малого, среднего и крупного бизнеса, так и частных специалистов – больше всего интересует практическая выгода от применения того или иного технологического решения. Поэтому начнём с перечисления функций журнала записей в календарной форме.

1. Формы отображения графика загрузки сотрудников и рабочего времени различны:

однодневная (дата выбирается в верхней части страницы): позволяет быстро освежить рабочий план в начале дня, а также подробно посмотреть загрузку на завтра или любую выбранную дату, подходит для оперативного планирования;
недельная (может отображаться в виде таблица 1х7 или 7х1, то есть в горизонтальном или вертикальном): позволяет оценить загрузку по одному или нескольким сотрудникам, а также по конкретному филиалу или сети в целом на неделю, подходит для краткосрочного планирования;
месячная (традиционная календарная сетка): даёт визуальное представление о загрузке производственных мощностей компании на весь месяц, причём не только текущий, но и любой другой, подходит для среднесрочного планирования.

2. Каждую запись можно открыть в виде отдельной всплывающей поверх основного окна карточки, в шапке которой будет указан номер, дата и время сеанса оказания услуги (они присваиваются автоматически и не могут быть изменены). Также карточка содержит подробную и структурированную информацию о заказе и клиенте, активные ссылки на отправку ему электронного письма, SMS или вызов по номеру мобильного телефона. Изменяемые поля карточки:

ФИО клиента;
e-mail клиента;
номер телефона клиента;
филиал;
сотрудник, оказывающий услугу;
название услуги;
дата и время записи (здесь их можно изменить!);
статус заказа;
цена;
длительность оказания услуги;
источник поступления заказа;
вариант напоминания клиенту и администратору;
наличие промокода и абонемента;
комментарий клиента;
комментарий администратора.

3. Режим просмотра заказов «Доска» позволяет увидеть заказы, сгруппированные по статусу («записан», «на обслуживании», «завершён», «ожидание предоплаты», «отменён»). Также по принципу объектно-ориентированного интерфейса, карточки заказов можно перетаскивать на сенсорном экране или с помощью мышки / тачпада из одной категории в другую.

Ведение календаря записи клиентов можно централизовать, «замкнув» на себе или администраторе, а можно предоставить доступ всем сотрудникам, чтобы они могли смотреть собственную загрузку в режиме реального времени и корректировать информацию по заказам самостоятельно, не создавая длинных цепочек с другими сотрудниками.

Принципы календарного планирования записи клиентов

К сожалению, даже продуманный и качественный инструмент планирования не всегда позволяет получить хороший результат. И причиной этого выступает не его техническое несовершенство, а неумение пользователя грамотно подойти к процессу. Дадим несколько советов, которые позволят повысить эффективность планирования.

Перед тем, как настраивать модуль онлайн-записи, сядьте и неторопливо обдумайте все параметры заказов и характеристики клиентов, которые важны для Вашего бизнеса. Лучше, если они будут добавлены в форму заказа сразу – так Вам или Вашим сотрудникам не придётся тратить дополнительное время для выяснения подробностей у клиента перед оказанием услуги.
Не жадничайте. В самом прямом смысле слова – не стремитесь на 100% заполнить рабочее время, чтобы получить максимальную прибыль. Оставляете интервалы между сеансами оказания услуг, закладывайте на каждый из сеансов достаточно времени для качественной работы, не пытайтесь установить 12-часовой рабочий день (особенно, если работаете в одиночку). Всё это приводит к выгоранию и вынужденному отпуску.
Делегируйте обязанности – не старайтесь всё сделать самостоятельно, учитесь грамотно распределять работу между своими сотрудниками. Анализируйте популярность каждого специалиста и услуги, создавайте на основании этих данных гибкую ценовую политику. Подсказка: повышение, даже незначительное, цены у наиболее востребованного мастера позволит перераспределить клиентов, для которых ценовой фактор является определяющим, к другим сотрудникам.
Заведите привычку ежедневно уделять определённое время анализу календарной сетки загрузки специалистов заказами – это позволит оперативно внести изменения в цены (объявить скидку на самые «пустые» дни и часы), сбалансировать нагрузку на специалистов (чтобы не получилось, что один мастер работает весь день, а остальные сидят без заказов).

Одним словом, для эффективного планирования работы с клиентами необходимо обладать теоретическими и практическими навыками тайм-менеджмента и управления персоналом, а также владеть техническим инструментарием, например – онлайн-календарём для записи клиентов от RubiTime.

Онлайн-календарь для записи клиентов: преимущества виджета

Содержание:

Что такое онлайн-календарь (журнал записей) клиентов?

Какие задачи позволяет решить использование онлайн-календаря для записи клиентов?

Принципы календарного планирования записи клиентов

Это интересно: