CRM для психолога: учет рабочего времени и журнал записей

Содержание:

• Фиксация отработанных часов: нюансы и основные способы
• Ведение рабочей документации
• Традиционное ведение документации: основные недостатки
• Коротко о CRM

В процессе своей основной деятельности психолог контактирует с большим количеством людей и рискует потеряться в бюрократическом потоке. Умение грамотно организовывать пространство позволяет успешно выстроить индивидуальную и групповую работу с клиентами, а также без лишних временных затрат найти нужный документ. Учет деятельности психолога и его рабочего времени можно вести разными способами, но наилучший из них - электронный. Об этом и поговорим в данном статье.

Фиксация отработанных часов: нюансы и основные способы

Учет рабочего времени психолога - это обязанность, предусмотренная законодательством Российской Федерации. Фиксировать часы должны и специалисты, работающие по найму, и те, которые занимаются частной практикой и трудятся только на себя.

Обязанность по ведению учета может быть возложена на разных сотрудников:

• руководитель отдела;
• кадровик;
• секретарь;
• бухгалтер и не только.

Организованный по всем правилам и регулярно ведущийся за психологом учет времени позволяет определить:

• сколько часов отработано;
• какая заработная плата будет начислена;
• были ли неявки на рабочее место по неуважительной причине;
• уходы с работы раньше времени;
• праздничные дни, отпускные и пропуски по болезни.

Ведение учета в любой момент может проверить трудовой инспектор. Выявленные нарушения станут основанием для наложения на предприятие штрафных санкций.

Необходимые графы

Как именно вести журналы учета работы психолога, законодательство не регламентирует. Поэтому каждая компания или государственное учреждение в праве разработать свои стандарты. Но в любом случае в документе должны присутствовать следующие графы:

• дата;
• инициалы сотрудника;
• точное время прихода и ухода с работы;
• общее количество отработанных за день часов;
• подпись;
• дополнения.

Стандартная разлиновка позволит учитывать не только рабочее время, но и:

• прогулы;
• опоздания;
• задержки с обеда;
• переработки и не только.

Страница журнала может выглядеть так:

В зависимости от специфики работы компании количество ячеек может быть увеличено. Главное, чтобы это не мешало при первой необходимости высчитать отработанные часы.

Периодичность фиксации

Записи в журнал учета работы педагога-психолога или психолога иной спецификации делаются по одной из двух схем:

• ежедневно;
• еженедельно.

Первый вариант наиболее распространен. Он оптимален для государственных организаций, внутренний распорядок которых предусматривает ежедневное появление сотрудников на работе и нахождение на месте строго определенное количество часов. В конце рабочего дня ответственное лицо заполняет журнал и ставит свою подпись.

Еженедельное внесение данных актуально для плавающего графика. Если психолог выполняет указанный в договоре объем работы в течение недели в соответствии с расписанным планом консультаций и занятий, который регулярно меняется, то подсчет часов рекомендован по итогам прошедшей недели – в конце или начале следующей.

Традиционный журнал

Многие предпочитают вести журнал учета психолога вручную. Для этого может быть приобретены:

• тетрадь;
• готовый журнал;
• отдельные бланки, которые позже будут собраны вместе и прошиты.

Такой вариант исключает возможность пропажи важной информации в результате вируса, поломки компьютер или неосторожных действий ответственного сотрудника. Но он отнимает немало времени и не всегда удобен.

Электронный журнал

Этот способ выбирает большинство, так как его плюсы очевидны:

• простота;
• мобильность (даже в отъезде на ноутбуке можно выполнять свои функции);
• надежность (при условии создания резервных копий).

Выглядеть электронный журнал может следующим образом:

Какой вариант выбрать, каждый решает сам. Но для подстраховки многие кадровики ведут журнал учета в обоих видах. Это гарантирует сохранность данных в любых обстоятельствах.

Ведение рабочей документации

Учет индивидуальной работы психолога – это обычно рабочий журнал, куда вносятся записи обо всех проведенных и запланированных мероприятиях. Вести его можно в бумажном и электронном видах в соответствии со спецификой работы. Несколько вариантов будут рассмотрены ниже.

Педагог-психолог

Без этих специалистов уже невозможно представить дошкольные и образовательные учреждения. На их плечи ложится большой объем работы, который невозможно выполнить без грамотного планирования мероприятий и ведения полного комплекта документации.

Учет деятельности педагога-психолога ведется с ориентиром на направления. Обычно их четыре:

• диагностическое;
• консультативное;
• развивающее и коррекционное;
• просветительское.

Примерный расчет времени на каждый раздел может вноситься в следующую таблицу:

Кроме того, психолог должен вести еженедельную циклограмму. Это облегчает планирование и внесение текущих корректив. Страница из журнала может выглядеть так:

Отдельно ведется журнал учета консультаций психолога и других видов работ. Каждый документ имеет свои особенности:

Диагностика

Педагог-психолог проводит групповую и индивидуальную диагностику детей. Независимо от этого, стандартный журнал делится на 5 граф:

• дата и время;
• инициалы ребенка и его возраст;
• инициатор диагностики;
• характер мероприятия;
• примечания.

Если планируется групповая работа, то во вторую графу вписывается класс и отдельно прикладывается список детей.

Консультирование

Учет консультаций психолога ведется с помощью журнала, в котором в обязательном порядке указываются:

• характер консультативной работы (первичная, вторичная);
• пометки о направлении пациента к другим специалистам.

Если требуется сохранить анонимность, то все данные кодируются. В таком случае понадобится отдельный журнал кодировок. Хранить его лучше в бумажном варианте.

Традиционная книга приема может иметь до семи ячеек:

Развивающая и коррекционная работа

Этот вид работы имеет 2 формы:

• индивидуальная;
• групповая.

Индивидуальные мероприятия проводится только по заранее составленному плану, который предварительно утверждается руководством. Результат такой работы можно будет увидеть в журнале:

Групповые формы работы проводятся по программам и фиксируются в журналах, для которых не разработано строгого образца. Наиболее удобный способ фиксировать мероприятия приведен ниже:

Похожим образом оформляются и другие виды деятельности – просветительская, экспертная, организационно-методическая. В итоге педагог-психолог вынужден вести несколько журналов одновременно, несмотря на большую занятость.

Частный психолог

Специалист, имеющий частную практику, в первую очередь занимается консультациями. И журнал учета индивидуальной работы психолога консультационного характера является его главным документом.

Журнал позволяет проследить динамику работы с клиентом, а также дает возможность:

• восстановить содержание прошлых консультаций;
• учитывать запросы;
• планировать работу на следующий месяц и не только.

Каждый психолог сам определяет количество и содержание необходимых ячеек, но чаще всего они отражают основную информацию:

• дата;
• время;
• данные клиента (возраст, пол, имя);
• повод для консультации;
• суть проблемы;
• результат;
• дата повторной консультации;
• примечания.

Имя обратившегося рекомендуется вписывать в закодированном виде. Это гарантирует анонимность, которая важна для многих клиентов.

Запись на консультацию

Журнал записи на консультацию к психологу – это еще один важный документ, который ведется в обязательном порядке. Как и другие виды документации, он может быть в бумажном или электронном форматах.

Графы журнала немногочисленны:

• дата;
• время;
• имя пациента;
• характер приема (первичный, вторичный).

Удобно, если специалист оставляет ячейку под контактные данные. Это позволит связаться с клиентом в случае необходимости перенести консультацию.

Традиционное ведение документации: основные недостатки

Все описанные выше способы ведения учета можно считать традиционными. Они просты и понятны, но имеют массу минусов:

• необходимость одновременно вести 4-5 журналов;
• отсутствие возможности проанализировать востребованность тех или иных услуг (актуально для крупных психологических центров);
• невозможность принять предоплату дистанционно;
• возникновение сложностей с поднятием информации по клиенту про прошествии некоторого времени.

Кроме того, психолог, просмотрев записи, должен найти и держать под рукой большую кипу бумаг:

• карточка клиента;
• журнал консультаций;
• свой график работы и не только.

Это утомляет и отвлекает от непосредственной работы. Поэтому с каждым годом все большей популярностью пользуется CRM для психолога.

Коротко о CRM

Если говорить простыми словами, то CRM расшифровывается как управление отношениями с клиентами. Система автоматизирует большинство процессов, тем самым упрощая работу психолога.

Пример виджета онлайн-записи клиентов

Клиенты могут записываться на услуги психолога самостоятельно через специально созданный виджет, настроить который можно по своему усмотрению: изменить цветовую схему, стиль отображения, шрифт, шаги, поля для записи, настроить предоплату и многие другие параметры. После записи, все клиенты отображаются в электронном журнале записей, создается карточка клиента с его историей, а администратор получает мгновенные PUSH/SMS/Email уведомления.

CRM система онлайн-записи клиентов Rubitime позволяет принимать заявки от клиентов через:

• виджет на сайте;
• соцсети;
• прямую ссылку.

Пример виджета для записи клиента

Пример журнала записей для администратора

С помощью CRM:

• ведется клиентская запись;
• фиксируются обращения клиентов;
• выставляются напоминания о встречах и консультациях;
• составляются карточки пациентов.

Уже в процессе телефонного разговора психолог может одним кликом открыть карточку клиента, просмотреть нужную информацию и назначить прием с учетом всех нюансов и тонкостей.

Система управления взаимоотношениями с клиентами Rubitime включает в себя:

• возможность вести статистику;
• гибкие настройки под особенности бизнеса;
• возможность принимать оплату в системе без комиссий;
• наличие электронной записи;
• настройка уведомлений для клиента и специалиста;
• мобильное приложение для управления и многое другое.

Программа записи к психологу – это элегантное современное решение, раскрывающее весь потенциал специалиста и поднимающее работу на новый, ранее недосягаемый, уровень.

Попробовать CRM систему Rubitime бесплатно

Это интересно:

• Системы учёта клиентов для курсов: особенности и применение
• Идеальные CRM-платформы для бассейнов: выбор и преимущества
• Оптимальные инструменты учёта клиентов в сфере косметологии
• Эффективные программные решения для учёта клиентов в парикмахерской
• Как выбрать оптимальную программу для записи клиентов и управления расписанием частного мастера маникюра?