Есть пользователи, а есть сотрудники, какая между ними разница?

Сотрудники отображаются в виджете, журнале записей, к ним записываются клиенты. Пользователи - это просто аккаунты, у которых есть доступ в систему по своему логину и паролю, они создаются в разделе Профиль -> Добавить пользователей. Пользователи могут получать индивидуальные уведомления при записи к выбранным сотрудникам. Так же пользователи имеют разные виды доступа - администратор, менеджер и гость: https://rubitime.ru/faq/project-manager